Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Für Ihre Bestell-, Reservierungs- und Gesprächsdaten ist das Restaurant verantwortlich, bei dem Sie anrufen oder bestellen:
[Name des Ladens], [Anschrift des Ladens], [E-Mail und Telefon des Ladens].

Die Technik (Telefon-KI, Online-Shop, Lieferverfolgung) betreibt Shinrai Tsurugi, Inhaber Christian Herold, [Anschrift laut Impressum], E-Mail kontakt@shinrai-tsurugi.de – im Auftrag des Restaurants (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Für die Konten der Restaurants, die Abrechnung und die technische Sicherheit der Plattform ist der Betreiber selbst verantwortlich.

Ein Datenschutzbeauftragter ist beim Betreiber nicht benannt (Einzelunternehmen ohne Mitarbeitende) – [vom Anwalt prüfen]. [Datenschutzbeauftragter des Ladens, falls vorhanden]

2. Telefon-KI: Anruf beim Restaurant

Ruft man das Restaurant an, nimmt ein KI-Assistent Bestellungen und Reservierungen auf. Er sagt das gleich zu Beginn („Sie sprechen mit dem digitalen Bestellassistenten“) – so verlangt es Art. 50 Abs. 1 der EU-KI-Verordnung. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, sagt „Mitarbeiter“; hat das Restaurant eine Weiterleitungsnummer hinterlegt, wird verbunden, sonst nennt der Assistent den Weg zum Laden.

• Was verarbeitet wird: Ihre Stimme (nur während des Gesprächs, zur Umwandlung in Text), der Gesprächstext, Ihre Rufnummer, bei Lieferung Name und Adresse, Ihre Bestellung oder Reservierung, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Annahme und Ausführung Ihrer Bestellung oder Reservierung – Vertrag bzw. Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Keine Tonaufnahme: Das Restaurant und der Betreiber speichern niemals eine Aufnahme Ihrer Stimme, nur Text.
• Gesprächsprotokoll (nur wenn das Restaurant es einschaltet): ein kurzes Text-Protokoll, in dem Name, Rufnummer, E-Mail, Straße und Postleitzahl automatisch durch Platzhalter ersetzt sind („Lieferung an [Name], [Adresse]“). Zweck: Reklamationen klären, Bestellannahme verbessern (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Löschung nach 14 Tage. Widerspruch: Sagen Sie im Gespräch, dass es nicht gespeichert werden soll – das Protokoll wird sofort gelöscht; Ihre Bestellung bleibt. Auch später können Sie beim Restaurant widersprechen (Art. 21 DSGVO).
• Gesprächsjournal: Zeitpunkt, Dauer, Ergebnis („bestellt“, „aufgelegt“ …) und eine Kurzfassung; die Kurzfassung wird nach 14 Tage gelöscht, Ihre Rufnummer spätestens 3 Minuten nach Gesprächsende.
• Rückruf-Liste „Verpasste Gäste“: Legen Sie auf, bevor der Assistent Ihr Anliegen aufnehmen konnte, sieht das Restaurant Ihre Rufnummer mit Uhrzeit, um Sie zurückzurufen (berechtigtes Interesse an der Erfüllung Ihres Anliegens, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – [vom Anwalt prüfen]). Kein Name, kein Gesprächsinhalt; Löschung nach 7 Tage, bei Rückruf oder Bestellung sofort. Unterdrückte Rufnummern erscheinen nie.
• Stammkunden-Funktion (nur wenn das Restaurant sie einschaltet): Der Assistent erkennt Sie an der Rufnummer wieder (Anzeigename, letzte Bestellung). Ihre Lieferadresse merkt er sich nur, wenn Sie im Gespräch ausdrücklich zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sie wird verschlüsselt gespeichert und nach 90 Tage ohne Bestellung gelöscht. Die Zustimmung können Sie jederzeit beim Restaurant widerrufen.
• Allergien: Nennen Sie Allergien, können das Gesundheitsdaten sein (Art. 9 DSGVO). Sie werden nur zur Ausführung Ihrer Bestellung verwendet – [vom Anwalt prüfen] (Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO durch Ihre Angabe?).
• Live-Karte in der Küche: Während des Anrufs sieht das Personal die bisher genannten Gerichte („läuft gerade“) – ohne Name, Rufnummer, Adresse; gelöscht spätestens 10 Minuten nach der letzten Änderung.
• Adressprüfung: Nennen Sie eine Lieferadresse, prüft der Assistent sie zuerst gegen die Straßenliste des Liefergebiets (eigener Server) und dann über einen Kartendienst (Abschnitt 6) – übermittelt werden nur Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort, nie Name, Rufnummer oder Bestellung.

3. Online-Shop und Online-Reservierung

Bestellen Sie über die Bestellseite des Restaurants, verarbeiten wir Name, Rufnummer, bei Lieferung Ihre Adresse, Ihre Bestellung und eine freiwillige Anmerkung. Bei einer Online-Reservierung: Name, Rufnummer, Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Sonderwünsche. Zweck: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Zahlung erfolgt bar oder mit Karte an der Tür beim Restaurant – die Seite verarbeitet keine Zahlungsdaten.

4. Lieferverfolgung (Tracking-Seite) und Fahrer-Position

• Nach einer Lieferbestellung kann das Restaurant Ihnen einen geheimen Link zur Lieferverfolgung geben. Dort sehen Sie den Stand Ihrer Bestellung und – erst wenn der Fahrer auf dem Weg zu Ihnen ist – seine ungefähre Position auf einer Karte. Andere Lieferungen der Tour erscheinen nur als Anzahl, nie mit Adresse.
• Karte: Ist beim Restaurant ein Google-Maps-Schlüssel hinterlegt, lädt Ihr Browser die Karte direkt von Google (Abschnitt 6); dabei erhält Google Ihre IP-Adresse. Ohne Schlüssel zeigt die Seite eine schematische Darstellung ohne Google.
• „Fahrer kommt gleich“: Der Hinweis erscheint auf der Seite (Banner, Tab-Titel, Ton/Vibration). Eine Browser-Benachrichtigung gibt es nur, wenn Sie sie dort selbst erlauben; es gibt keinen Push-Server, keine E-Mail. Gespeichert wird nur, dass der Hinweis ausgelöst wurde.
• SMS-Benachrichtigung: Nur wenn das Restaurant den SMS-Versand eingeschaltet hat und der Betreiber den SMS-Dienst eingerichtet hat, erhalten Sie an die zur Bestellung genannte Mobilnummer eine SMS mit der voraussichtlichen Lieferzeit bzw. Abholbestätigung oder eine Erinnerung an eine Vorbestellung (ohne Adresse). Rechtsgrundlage: Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – [vom Anwalt prüfen] (§ 7 UWG ist nicht berührt, da reine Vertragsinformation ohne Werbung).
• Zustellhinweise: Fahrer können zu einer Adresse einen sachlichen Hinweis speichern („Hinterhaus, 2. Klingel“), ohne Name und Rufnummer – gelöscht nach 12 Monate ohne Lieferung (berechtigtes Interesse an der Zustellung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – [vom Anwalt prüfen]).

5. Speicherdauer

Die App löscht automatisch (täglicher bzw. stündlicher Löschlauf). Die Fristen stehen so im Programm; ein automatischer Test prüft, dass diese Liste mit dem Programmcode übereinstimmt.

Steuerlich muss das Restaurant Umsatzbelege länger aufbewahren (§ 147 AO); das geschieht über Auswertungen ohne Personenbezug beim Restaurant bzw. seinem Steuerberater – [vom Anwalt prüfen].

6. Empfänger und Dienstleister

Der Betreiber setzt im Auftrag des Restaurants diese Dienste ein (vollständige Liste mit Vertragsstand in Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags):

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Server und Datenbank. Alle Daten liegen dort.
• ElevenLabs (USA) – Telefonanbindung, Spracherkennung und Sprachausgabe während des Anrufs; Vertragspartner laut EU-Bedingungen – [vom Anwalt prüfen]. Übermittlung in die USA auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wie lange ElevenLabs Audio und Transkripte speichert, wird derzeit geprüft – [vom Anwalt prüfen].
• sipgate GmbH (Düsseldorf) – nur bei Restaurants, deren Telefon über den Telefon-Weg „sipgate Flow“ läuft (Testbetrieb): Telefonie, Spracherkennung und Sprachausgabe; Unterauftragnehmer für die Sprache werden geprüft – [vom Anwalt prüfen].
• Anthropic Ireland, Limited (Vertragspartner; Verarbeitung in den USA) – das Sprachmodell, das das Gespräch versteht und antwortet. Übermittelt werden der Gesprächstext, die Speisekarte und Ihre Rufnummer als Gesprächskontext – kein Audio. Standardvertragsklauseln; keine Nutzung zum Training laut Vertrag.
• Google Maps Platform (Google Cloud EMEA Limited, Dublin; Google ist hier eigener Verantwortlicher): Adressprüfung (Geocoding), Fahrzeiten (Routes) und die Karte auf der Tracking-Seite (Maps JavaScript) – nur Adressen und Koordinaten, keine Namen oder Rufnummern; beim Laden der Karte Ihre IP-Adresse. Nur aktiv, wenn beim Restaurant ein Google-Maps-Schlüssel hinterlegt ist. EU-US Data Privacy Framework. Mehr: policies.google.com/privacy. [vom Anwalt prüfen] (Maps-Bedingungen EWR, Endnutzer-Daten).
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim, Vereinigtes Königreich – Angemessenheitsbeschluss der EU): nur wenn kein Google-Schlüssel hinterlegt ist, zur Umwandlung der Lieferadresse in Koordinaten (nur Straße, Hausnummer, PLZ, Ort). Straßenlisten des Liefergebiets (Overpass, FOSSGIS e.V.) enthalten keine Personendaten. Daten © OpenStreetMap-Mitwirkende.
• OSRM-Routen-Dienst (FOSSGIS e.V., Deutschland): Fahrzeiten für die Fahrer-Planung – nur Koordinaten.
• Twilio Ireland Limited – nur für SMS-Benachrichtigungen (Abschnitt 4): Mobilnummer und Nachrichtentext. Verbindliche Unternehmensregeln und Standardvertragsklauseln.

Nicht mit Gästedaten befasst (nur Daten des Restaurants bzw. des Betreibers): Stripe (Abrechnung des Abos), Resend (E-Mails an das Restaurant), Google Gemini (KI-Bilder für Speisekartenfotos aus Gerichtsnamen), OpenAI (Bilder und Sprachausgabe für den Betreiber-Assistenten), Gamma (Werbematerial für den Betreiber).

7. Cookies und Speicherung im Browser

Die Gästeseiten (Bestellseite, Reservierung, Lieferverfolgung) setzen keine Werbe- oder Tracking-Cookies und binden keine Analyse-Dienste ein. Technisch nötig sind nur die Verbindung zum Server (Protokolldaten, Abschnitt 8) und – auf der Tracking-Seite mit Google-Karte – die Kartendaten von Google (Abschnitt 6). Eine Browser-Benachrichtigung „Fahrer kommt gleich“ gibt es nur mit Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis im Browser (§ 25 Abs. 1 TDDDG – [vom Anwalt prüfen]).

Für Restaurants (nicht für Gäste): Die Anmeldung an der Laden-App nutzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („kh_session“, 30 Tage) und ein Geräte-Kennzeichen aus Browser-Merkmalen (SHA-256-Prüfsumme), um neue Geräte zu erkennen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Kontosicherheit).

8. Technische Protokolle und Sicherheit

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Kennung (Protokolldaten) zur Sicherheit und Fehlersuche, dazu eine Anfragebegrenzung je IP-Adresse gegen Missbrauch (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden vom Server-System rotiert – [vom Anwalt prüfen] (Aufbewahrungsdauer der Server-Logs beim Hoster). Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS). Gespeicherte Stammkunden-Adressen sind zusätzlich verschlüsselt (AES-256-GCM); Passwörter der Restaurant-Konten werden nur als bcrypt-Hash gespeichert.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich an das Restaurant ([E-Mail und Telefon des Ladens]); der Betreiber unterstützt es technisch. Hinweis: Gesprächsprotokolle sind pseudonymisiert und lassen sich nur über Bestellnummer und Zeitpunkt zuordnen.

Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde: für das Restaurant [zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Laden sitzt]; für den Betreiber (Sitz in Sachsen) die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (www.datenschutz.sachsen.de) – [vom Anwalt prüfen].